Eventy są obecnie istotnym narzędziem komunikacji marketingowej, wykorzystywanym przez coraz więcej firm do promocji swojej oferty. Wydarzenia firmowe, targi czy konferencje to świetny sposób, aby zaprezentować i wypromować oferowane przez firmę produkty lub usługi, a także konkretne projekty i idee. Aby jednak event przyniósł oczekiwane rezultaty, musi być ciekawy, kreatywny i co najważniejsze dobrze zorganizowany – wszystko musi być dopięte na ostatni guzik. Pomocne mogą być agencje organizujące eventy i event managerzy.
Przygotowanie eventu to złożony proces, wymagający zaplanowania, skoordynowania i przeprowadzenia wielu różnych działań, w ściśle określonym planie i harmonogramie. To nie tylko wybór miejsca i oferty cateringowej, ale i zadbanie o dodatkowe atrakcje, stworzenie scenografii czy zapewnienie kwestii bezpieczeństwa. Ważna jest też spójna koncepcja i oryginalny pomysł. Jak zatem zorganizować event, aby zakończył się sukcesem i przyniósł zamierzony cel?
Cel eventu
Planowanie eventu należy zacząć od zdefiniowania jego celu, opracowania ogólnej koncepcji, czyli określenia tego, co firma chce osiągnąć poprzez event – od tego zależy format i scenariusz eventu. Celem takiego wydarzenia może być promowanie marki lub budowanie relacji z aktualnymi i potencjalnymi klientami, ale też edukacja w zakresie produktów i usług.
Grupa odbiorców imprezy
Znając cel eventu można określićgrupę jego odbiorców – od precyzyjnego określenia odbiorców zależy to, czy cele wydarzenia zostaną osiągnięte. Trzeba także określić ich potrzeby i oczekiwania, typ odbiorców ma bowiem spory wpływ na scenariusz imprezy, dostępne atrakcje czy nawet rodzaj cateringu.
Budżet eventu
Jednym z najważniejszych elementów na etapie planowania eventu jest określenie jego budżetu. Warto mieć na uwadze, że od jego wysokości zależy rozmach eventu, a tym samym jego atrakcyjność, choć z niewielkim budżetem także można przeprowadzić atrakcyjną imprezę – przesadna oszczędność można jednak znacznie odbić się na jakości imprezy.
Termin i miejsce imprezy
Na tym etapie można już wybrać termin i miejsce eventu. Przy wyborze miejsca warto wziąć pod uwagę tematykę imprezy – powinno odpowiadać jej charakterowi oraz grupie docelowej, w innym miejscu należy bowiem zorganizować konferencję prasową, w innym pokaz, a w jeszcze innym wieczorową galę. Niezależnie od charakteru imprezy podstawa to atrakcyjna lokalizacja i ciekawy wystrój. Co do terminu, to przed wybraniem datywarto sprawdzić, czy w tym samym czasie nie odbywają się inne, podobne wydarzenia.
Program eventu
Najważniejszą kwestią jest program eventu. Impreza musi być ciekawa, wyróżniać się spośród innych spotkań o podobnej tematyce. Jak to osiągnąć? Można zaprosić kogoś ciekawego, cenionego lub znanego, osoby, która idealnie wpisze się w temat przewodni imprezy – dzięki temu wydarzenie przyciągnie większą liczbę gości.
Zaproszenie na imprezę
Znając termin i miejsce oraz dysponując zarysem programu można poinformować uczestników o nadchodzącym evencie. Jak zrobić to najlepiej? Najlepszym kanałem jest obecnie internet, dlatego w większości przypadków najlepiej sprawdzi się zaproszenie w formie elektronicznej. Zależy to jednak od charakteru eventu i grupy odbiorców – w niektórych sytuacjach lepiej sprawdzą się klasyczne, drukowane zaproszenia.
W zaproszeniu powinny się znaleźć podstawowe informacje na temat wydarzenia oraz wszelkie informacje, które mogą być szczególnie interesujące i zachęcić do udziału w evencie. Ważne jest także, aby zaproszenia zostały wysłane w odpowiednim czasie – zwłaszcza jeśli udział w evencie jest płatny, podjęcie decyzji w tym przypadku wymaga bowiem więcej czasu.
Promocja eventu
Ważne, aby o wydarzeniu dowiedziała się jak największa ilość osób. Metod promocji eventu jest wiele, od reklam w wyszukiwarkach i mediach społecznościowych, przez różne serwisy internetowe, po media tradycyjne – działania promocyjne powinno się dopasować do grupy odbiorców. W promocji można wykorzystywać artykuły i inne materiały contentowe, filmiki czy konkursy dla uczestników.
